In tale Area sono stati, in particolare, istituiti:

• l’Unità dei Servizi operativi (centralino, protocollo, spedizione, archivio, uscieri e messi, autisti, ecc.);
• il Servizio Sistemi Informativi ed applicativi.

Nell’Area sono stati, invece, conservati:

• l’Ufficio di Segreteria di supporto al Sindaco e agli Assessori;
• l’Ufficio di Supporto al funzionamento della Giunta e del Consiglio;
• l’Ufficio Relazioni con il pubblico;
• l’Ufficio Contenzioso.

Unità dei Servizi operativi (centralino, protocollo, spedizione, archivio, uscieri e messi, autisti, ecc.)

Le funzioni e le attività della predetta Unità organizzativa possono essere così sintetizzate:

• Protocollazione degli atti in arrivo e distribuzione degli stessi agli uffici;
• Protocollazione degli atti in partenza;
• Gestione della posta in entrata e uscita;
• Gestione dell’Archivio corrente e di deposito;
• Organizzazione e gestione del centralino;
• Custodia dell’edificio comunale;
• Servizi di fotocopiatura atti e documenti;
• Assicurazione di disbrigo di commissioni;
• Servizi di trasporto;
• Servizio di notificazione atti per conto degli uffici comunali e di altri Enti pubblici;
• Cura e adempimenti delle pubblicazioni di atti e delibere.

Servizio Sistemi informativi ed applicativi per la gestione del sito internet del comune e pagine web, del server e della rete interna, per la gestione e lo sviluppo del sistema informativo territoriale locale, della sicurezza informatica, per lo sviluppo, gestione e manutenzione del patrimonio informatico comunale (definizione fabbisogno, installazione hardware e software), produzione interna di programmi per esigenze specifiche dei servizi, gestione delle banche dati dell’ente, nonché informazione e formazione informatica al personale interno.

Le funzioni e le attività del predetto Servizio possono essere così sintetizzate:

• Progettazione, sviluppo e gestione del Sistema Informativo dell’Ente, coordinamento e controllo della rete di comunicazione e dei dispositivi centrali e locali;
• Elaborazione dei dati e loro protezione;
• Istruzione di atti amministrativi concernenti le varie attività delle strutture e gestione delle pratiche e procedure attinenti alle forniture di servizi;
• Aggiornamento Piano topografico e stradario agli effetti censuari e statistici;
• Gestione diretta della quota finanziaria di Bilancio relativi agli interventi di automazione;
• Rapporti amministrativo-contabili con i fornitori per le attività di liquidazione e certificazione;
• Coordinamento e riorganizzazione dei flussi informativi;
• Gestione dei sistemi di elaborazioni dati, dei softwares di base e delle reti di comunicazione;
• Gestione delle procedure in uso e loro manutenzione, controllo e aggiornamento della documentazione tecnica e documentazione per l'utente;
• Parere su iniziative e interventi connessi al servizi di automazione;
• Funzioni di monitoraggio e controllo, derivanti dalla applicazione delle vigenti disposizioni in materia di riservatezza e sicurezza dei dati;
• Analisi tecnica del Sistema Informativo dell'Ente, del modelli organizzativi di riferimento e relative verifiche e revisioni;
• Progettazione e sviluppo di applicativi, gestione e monitoraggio degli accessi su web-server INTERNET, secondo gli standard e i protocolli fissati dagli organismi nazionali e internazionali preposti;
• Sviluppo e gestione della base informativa e delle pagine web sul server INTERNET (trattamento delle basi dati ipertestuali, sviluppo di progetti grafici ed editoriali);
• Partecipazioni e studi e progettazioni di sistemi in collaborazioni con altri Enti e Amministrazioni in attuazione di disposizioni, indirizzi e normative;
• Supporto di elaborazione informatica delle attività di studio e rilevazione statistica dell’ente;
• Studio e realizzazione di applicazioni di software, collaborando alle diverse fasi progettuali;
• Informazione e studio in ordine a nuove tecnologie e strumenti di automazione;
• Consulenza in materia informatica per l'amministrazione Comunale;
• Responsabilità della organizzazione e gestione del Centro Elaborazione Dati a livello comunale;
• Gestione dei sistemi di elaborazione dati, del software di base e delle reti di comunicazione;
• Addestramento e assistenza del personale all'avvio di nuove procedure e programmi operativi;
• Analisi e programmazione autonoma;
• Coordinamento dell'automazione dell'Ente, nell'ottica di sviluppo in architettura sia centralizzata che distribuita e di costruzione di un idoneo sistema informativo;
• Studi e ricerche, nel campo dell'informatica, in ordine all'evoluzione dei sistemi, alle metodologie ed alla strumentazione tecnica, attinenti all'elaborazione automatica dei dati;
• Proposte di innovazioni e cambiamenti in ordine a quanto rilevato, e traduzione di tali proposte in programmi di attuazione, con indicazione di tempi, modalità, risorse necessarie, costi, analisi di fattibilità, e quant'altro necessario alla loro traduzione pratica;
• Gestione e controllo della base di dati informativa di supporto alla rete civica, all'ufficio relazioni con il pubblico e al web-server;
• Monitoraggio e controllo della rete civica e del sistemi interattivi di informazione e certificazione anagrafica;
• Garanzia e tutela del diritto all'informazione e del diritto di accesso agli atti e documenti amministrativi, secondo le vigenti disposizioni di legge e regolamentari;
• Organizzazione e gestione dei rapporti Amministrazione - utenti in ordine a quanto sopra e, più in generale, a quanto di competenza;
• Applicazione, segnatamente, delle norme di carattere generale sul procedimento amministrativo e sul diritto di accesso.

Ufficio di segreteria di supporto al Sindaco e agli Assessori

1. Gestione delle ordinanze sindacali e relativa trasmissione agli Uffici competenti;
2. Cura del cerimoniale e della rappresentanza (rapporti con città gemellate, ricevimenti di autorità, organizzazione di incontri ufficiali, ecc.);
3. Assicurazione del disbrigo di commissioni;
4. Cura della Segreteria del Sindaco e della corrispondenza particolare, non di competenza dei singoli servizi;
5. supporto all’attività degli Assessori.

Nell’ufficio di segreteria di supporto al Sindaco e agli Assessori è stato previsto il profilo professionale di addetto stampa (categoria C1) per porre in essere le seguenti attività:

1. servizio stampa;
2. relazioni esterne per la gestione della comunicazione istituzionale, dei rapporti con i mass-media;
3. organizzazione di conferenze stampa;
4. sviluppo dell’informazione interna;
5. progettazione del piano annuale di comunicazione e informazione dell’Ente, di intesa con gli sportelli informativi.

Ufficio di supporto al funzionamento della Giunta e del Consiglio
Le funzioni e le attività del predetto Servizio possono essere così sintetizzate:

• Adempimenti necessari ad assicurare l'esercizio, da parte del Consiglio e della Giunta, delle funzioni loro attribuite (predisposizione degli ordini del giorno della Giunta e del Consiglio, trasmissione ai Consiglieri e agli Assessori, predisposizione dei verbali ufficiali del Consiglio e della Giunta, tenuta delle presenze dei Consiglieri comunali, ecc.);
• Assistenza ai lavori degli organi collegiali (Giunta e Consiglio) e relativa verbalizzazione;
• Collaborazione con il Segretario Generale per tutte le funzioni allo stesso demandate dalla legge e dai Regolamenti;
• Assistenza alle commissioni consiliari;
• Pubblicazione, esecutività e conservazione dei Regolamenti Comunali;
• Gestione delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, e relativa trasmissione agli Uffici Competenti;
• Gestione dell’Albo Pretorio;
• Redazione e pubblicazione di atti del Comune

Ufficio Relazioni con il pubblico
Le funzioni e le attività del predetto Servizio possono essere così sintetizzate:

1. promuove e facilita l'accesso dei cittadini, singoli e associati, alle informazioni e ai servizi del Comune, secondo le disposizioni dello Statuto, anche attraverso il concorso alla erogazione dei servizi che l'Amministrazione vorrà effettuare presso questo Ufficio;
2. riceve e gestisce le richieste di accesso agli atti dell’Amministrazione e di partecipazione ai procedimenti amministrativi di cui alla legge n. 241/1990, secondo le modalità specificate dal regolamento comunale di disciplina del diritto di accesso;
3. coadiuva il cittadino nell'esercizio delle forme di partecipazione civica previste dallo Statuto;
4. rileva periodicamente i bisogni e il livello di soddisfazione dell'utenza per i servizi erogati, anche attraverso la raccolta e la gestione dei reclami, delle segnalazioni e delle proposte dei cittadini, e collabora con i settori per adeguare i fattori che determinano la qualità delle prestazioni offerte;
5. collabora con gli altri Uffici comunali nel coordinamento e nell'organizzazione dei flussi informativi all'interno e verso i cittadini;
6. promuove l'adozione di sistemi di interconnesione telematica e contribuisce alla gestione del sito internet comunale.

L'URP è articolato nei seguenti sportelli specialistici:

1. InformaGiovani: servizio d’informazione e orientamento per i giovani;
2. InformaDonna: servizio d’informazione, orientamento e ascolto per le problematiche femminili;
3. Informazione Turistica (IAT): servizio di informazione e accoglienza turistica;
4. Informazioni Comunali: servizio informazioni all’utenza sui servizi comunali.

Ogni sportello cura l'informazione specialistica rivolta al proprio specifico bacino d'utenza.

Informagiovani

1. opportunità formative di ogni ordine e grado, lavoro, imprenditoria e concorsi, con particolare attenzione alla realtà locale e della Regione Puglia;
2. banca dati per l’incrocio domanda/offerta di lavoro, rivolto alle aziende in cerca di personale ed ai giovani in cerca di lavoro;
3. vita ed attività culturali, sociali e del tempo libero aventi come target prevalente il pubblico giovanile;
4. mobilità giovanile, studio e lavoro all’estero, turismo giovanile;
5. attività sportive, con particolare attenzione alla realtà locale.

L’attività viene svolta con la collaborazione e il supporto attivo dell’Area per le Politiche Culturali.

InformaDonna

1. problematiche sociali e sanitarie femminili: pari opportunità, salute, handicap, violenza sessuale, devianza e tossicodipendenza, aborto e divorzio;
2. ascolto di situazioni di disagio femminile, soprattutto psicologico, e di disorientamento;
3. lavoro e formazione professionale, con particolare attenzione alla specificità femminile;
4. opportunità culturali e di volontariato;
5. informazione giuridica su problematiche di particolare rilevanza come: separazione, divorzio, aborto e regime patrimoniale della famiglia;
6. ricerca, documentazione e raccolta libri, riviste e materiale grigio specialistico e relativa attività di prestito.

L’attività viene con la collaborazione e il supporto attivo dell’Area Politiche Sociali.

Informazione e accoglienza turistica (IAT)

1. accoglienza e capacità ricettiva della città: indirizzi e caratteristiche di alberghi, ristoranti e sistemazioni varie; assistenza ai turisti;
2. illustrazione di itinerari culturali, storici, turistici e gastronomici che riguardano la città di Conversano e del suo comprensorio;
3. esposizione di materiale informativo e promozionale sulla città di Conversano e sul suo territorio;
4. informazioni su musei, beni culturali e artistici della città.

L’attività viene svolta con la collaborazione e il supporto attivo del Settore Attività produttive.

Informazioni comunali
È il servizio di informazioni del Comune, che ha il compito di fornire informazioni, consulenza, supporto, assistenza e strumenti sull'organizzazione e sul funzionamento degli uffici comunali, e in particolare su:

• struttura (uffici, orari, addetti);
• servizi e procedure (tempi e scadenze, modalità, costi);
• diritti di partecipazione civica;
• diritti di partecipazione al procedimento amministrativo di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n. 241;
• esercizio del diritto di accesso;
• modulistica comunale ed assistenza alla compilazione;
• dichiarazione sostitutiva della situazione economica - ISEE

Ufficio Contenzioso
Le funzioni e le attività del predetto Servizio possono essere così sintetizzate:

• Gestione cause (istruzione nuove cause, supporto a cause seguite da professionisti esterni, transazioni stragiudiziali, liquidazione parcelle, ecc.)  per la rappresentanza e difesa del Comune innanzi a tutte le giurisdizioni.